谈高等专业音乐学院教学秘书需具备的素质和能力

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 【摘要】随着各高等专业音乐院校的教学改革不断深入,教学管理日趋规范化和现代化,教学秘书的素质和能力被赋予更多的内涵。该文阐述了教学秘书在高等专业音乐院校中的角色定位及职责,并根据高等专业音乐院校的教学特点,提出教学秘书需具备政治思想素质、多元化才能、组织沟通能力和创新能力。
  【关键词】高等专业音乐学院   教学秘书   素质   能力
  秘书是一项机要性的工作,不论哪级领导机关、单位和部门都设有秘书或文书这个岗位,时下各高等专业音乐院校也都配备了教学秘书岗位。尽管教学秘书隶属于秘书这一广义概念的范畴,但它却不同于机关秘书和企业秘书,它是教学领域中教学主管领导的教学工作助理,其职责是协助教学行政及教学管理等工作,受院、系领导及教学管理部门领导的支配。教学秘书在学院中所承担的角色,集中体现为:分管院、系领导工作的助理、教学管理信息上传下达的桥梁、联系师生的纽带等。尽管其基本职责及角色在各高等院校中相类似,但因各院校教学管理的特点,在对教学秘书人员的要求上也不同。
  高等专业音乐院校是培养适应社会需要的德艺双馨的音乐理论、创作、表演的专门音乐人才和音乐师资的专业类院校。由于其一对一的授课模式、纷繁的艺术实践活动、特殊的考试形式等原因,需要教学秘书具备以下素质和能力: 
  一、政治思想素质
  教学秘书工作具有很强的政治性、政策性,需要时刻加强政治修养。因工作范围广、内容多、责任大,需要他们有很强的事业心和责任感 ,具有奉献精神和任劳任怨的高尚情操。另外,高等专业音乐学院的学生个性和适应性较强,但自我约束能力较弱,需要教学秘书在学习上和生活上,对学生进行正确的引导。所以教学秘书通过自身政治思想的学习,并联系实际,树立为教学服务的观点,做到既管理人又教育人,这将无疑对事业起到很大的促进作用。
  二、多元化才能
   因工作的性质及高等专业音乐院校教学管理的特点,教学秘书应建立合理的知识结构:
    1、专业知识。包括现代教育理论和教学管理的知识和教学秘书人员所在系的相关专业的专业知识。
首先高等专业音乐院校的教学秘书要有《专业音乐教育学》、《 音乐心理学》的功底,系统地掌握教学管理的知识,熟悉学校关于教学管理的各项规章制度,目的是能从宏观上协助领导运用科学的方法管理教学。
  另外,教学秘书需知晓本系的专业知识和教学特点。如音乐理论和作曲系包含有不同的专业方向,教学秘书需具有较为扎实的本专业知识基础和实践能力,熟悉本系专业课程的设置及每门课程的内容,能够洞悉各专业方向当前的发展态势,帮助本系学生选修课程和修改论文。另外这两个系还承担了全院各系的音乐理论和音乐基础知识共同课的教学任务,教学秘书除了要了解各系音乐理论公共必修课的教学计划外,还有义务指导系内教师开设有利于各专业发展的选修课程。音乐表演系的教学秘书需经过音乐训练,通晓该专业的音乐基本常识,了解当前学生们所演奏(唱)的音乐作品,在教学秘书自身音乐素质为前提的基础上,能够有效协助系领导安排教学计划,及时发现教学中存在的问题,促进教学水平的提高。
  总之,无论哪一部门的教学秘书,都应将现代教学管理理念结合运用到教学和艺术实践中,用现代管理方法和现代化管理技术开展教学管理。
  2、基础知识,包括语言文学、档案学、数理统计、法律常识等。
  文学修养对于教学秘书的写作水平有较深的影响。每学期,教学秘书的工作是非常繁忙的,需书写各种通知和说明、进行会议记录、纂写本部门艺术实践的评论稿件、辅助系领导编写学期工作计划和总结等。所以专业音乐院校的教学秘书要具备基本的音乐专业理论常识、文字表达能力和应变能力。
  日常教学管理工作中教学秘书需要对资料进行收集、整理和归档,包括:教师业务档案、学生学籍档案和教学业务档案等。教学秘书的事务性工作纷繁、杂多,通过档案学基础知识的掌握,建立各类档案,将有效提高工作的效率,并对教师、学生的考核和教学评估提供准确的资料。
  另外,应掌握统计方法,进行必要的统计工作,对评估的成果、有利于教学改革的建设性意见、考试成绩、毕业生跟踪调查材料等进行受理、分类、反馈、总结等。运用法律知识协助书记及辅导员对学生进行思想道德和法律常识的教育。
  3、其他技能,如外语、计算机等。
  近年来,跨国际间的教学交流越来越频繁,系内经常会聘请国外教授来系讲学和演出。系秘书在组织和接待来访人员期间,需运用英语进行交流,这不仅要求有日常英语对话的能力,还应具备专业音乐英语的单词量。另外,教学秘书要熟练掌握Office系统和相关办公网络系统的知识,对于新时期高等专业音乐院校学分制教学管理制度,教学秘书能够熟练运用计算机指导学生选课、学籍管理、计算学分、按学分收费等。
  以上知识结构的建立和完善必须是动态的,终身学习将是知识经济时代对高等专业音乐学院教学秘书工作的必然要求。
  三、组织、沟通能力 
  系教学秘书角色好比一座桥梁。其一,是沟通本系与教务处的桥梁,将教务处的要求、老师对学生的要求、学生对老师上课的建议和看法等及时传达给系领导和教师,以便教学工作的顺利进行。其二,系教学秘书还是协调本系与其他各系、行政部门关系的桥梁。最突出的表现是音乐学院各系所组织的专家讲学、演出、学生艺术实践活动较为频繁,因临时调配演出场地、师生调课等问题,需经常与演出科、教务处、各系及院系领导间进行沟通,解决问题。所以,教学秘书要具有和谐的人际关系,有亲和力和较强的口头表达能力,善于协调各种关系,充分调动各方面的教学积极性,提高教学效果,并解决工作中出现的纷繁复杂的问题。  四、创新能力
  长期以来,人们把教学秘书的职能定位在事务上,仅是领导的“传声筒”。但新时期的教学秘书不仅是院系领导的助手,还是参谋。因为院系领导面对知识、信息、管理等方面的纷繁复杂的变化,需要更多的集体智慧,其中包括教学秘书的参谋作用,这需要教学秘书不断提高创新思维及创新能力。其创新性表现在:工作方法创新和工作手段创新。
  对工作方法进行创新,可以有效的提高工作效率和服务水平。每学期表演专业的学生都要进行期中、期末考试,该考试需要学生轮流上台演奏(唱),考试打分表的制作、登分和计算全部由教学秘书一人承担。最后一张张的打分表在整理上既不利于查找也不利于各教研室的研究和讨论。所以教学秘书有必要为各位老师制作每个年级的“专业考试打分本”,既便于整理和管理,也便于师生的查找。教学秘书还可以运用计算机技术为本系建立教学曲目库、试题库和学生学籍档案库等。通过现代信息化管理技术和本职工作相结合,做到灵活、快速、高效的应用,将有效提高教学质量和水平。另外,在日常教学管理中,要紧紧围绕领导的决策活动开展工作。在专业方向的确定、教学计划的制定与调整、教学工作的检查与问题分析、教学信息的收集整理以及教学科研效果的评估等方面,逐步实现从单纯管理事务转向同时参与政务。努力提高自己的自觉性和主动性,在探究新的方法和途径的同时,既提高了工作的效率也提高了自信心。
  教学秘书要学会通过网络建立教学管理的渠道,一些事物性的通知或文件可发在校园网上或各班邮箱里,让师生们养成随时上网查看教学管理信息的习惯。平日要发挥班干部、党员及学生会成员的积极性、主动性和创造性,让他们辅助系教学秘书及领导管理系内事务。
  综上所述,高等专业音乐院校教学秘书的素质及能力不是一天、两天所养成的,而需要在工作实践中不断充实自己、完善自己。在工作中,要充分发挥自己所学的专业,取长补短,并结合学校的教学特点进行管理,为深化学院教学改革尽心尽力。

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