学校档案室档案管理办法

　　为进一步加强学校的规范化、现代化建设，更好地发挥档案在教育教学中的作用，特制定档案管理办法。

　　一、档案管理

　　档案管理做到以下三点：1、集中;2、专人;3、规范。即各学校在各类工作中形成的全部档案，由学校档案室统一集中管理;要明确专人负责，完善档案的收集、管理使用制度，实现管理规范化、科学化。

　　二、档案柜摆放要求

　　档案柜摆放要做到以下五点：1、位置合理;2、规格统一;3、分类清楚，便于查看资料;4、档案柜表面洁净、美观;5、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　三、档案盒规格要求

　　1、规格要统一;

　　2、标签大小一致;

　　3、文字、标号须打印，字体规范。

　　四、档案格式

　　1、档案首页要有打印的目录索引，一目了然，便于查寻资料。

　　2、文字材料的具体要求：①所用纸型要统一、规范;②书写规范;③内容有保存价值。

　　3、学校综合档案的归档时间：每学期结束后立卷归档。

　　4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

　　5、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。

　　6、卷内文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。

　　7、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切，装订封面。

　　8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

　　五、借阅制度

　　1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

　　2、严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。

　　3、爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。

　　4、经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。

　　5、外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。

　　六、档案工作人员要求

　　档案工作人员要熟悉档案，了解需求，积极主动地做好档案的提供利用工作。档案室应根据工作编制档案室简介等有效的检索工作和参考资料，为提供利用档案创造条件。

　　七、档案销毁

　　学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案的规定。认真做好档案的工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。