小学档案综合管理办法

　　总则

　　1、为了加强我校档案工作的业务建设，提高档案管理水，适应日益发展和管理现代化的需要，提高学校档案综合管理水平充分发挥档案的作用，更好地为教育、教学、科研和管理服务，维护学校历史面貌，结合本校的实际情况，制定本办法。

　　2、根据《中华人民共和国档案法》“集中统一管理”的原则，对档案综合管理工作逐步做到“三纳入”，既纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关部门的职责范围和有关人员岗位现任制，使档案工作实现统一领导、统一制度、统一保管和开发利用。

　　3、学校在教育、教研、管理各项活动中形成的党群行政、教育教学、基本建设、仪器设备、财会、声像载体、荣誉食物、已故人员等八大类的文件材料是规定档案的范围。

　　档案综合管理工作领导及机构设置

　　1、单位要成立档案综合管理领导小组：档案综合管理工作由一位校级干部分管档案工作，设置档案工作领导小组，组长由副校长担任，组员由综合档案室和各部门一名负责人组成。

　　2、归档范围涉及的部门的职能机构，有一名主管领导管本部门的档案工作，指定专人个档案员等若干人组成档案工作网络，负责各部门的档案收集、整理工作。

　　3、成立档案鉴定、销毁工作小组，由分管档案的副校长担任组长，档案员、网落人员为组员。

　　综合档案室的任务

　　1、提出本档案工作的计划、任务、起草档案工作法规性文件及规章制度，并组织实施。

　　2、负责指导、监督各部的归档材料的收集，统一分类、整理、拟定档案卷内文件目录，统一输入计算机管理。

　　3、负责编研材料的编制，开发档案信息资源，编制参考资料、检索工具、文件汇编，使归档材料更好地为我校的教育、教学管理服务及提供利用，并负责对各门类档案材料的保管、管理。

　　材料的归档、整理工作

　　一、文件归档范围

　　党群行政类：

　　归档的主要范围包括党、政、工、团在本校活动中形成的不同载体、文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。上级来文中以上对本校的指令性、指导文件为主。

　　教育教学类：

　　归档的主要范围包括反映教育教学管理、教育教学实践和教育教学研究、学籍管理、招生与毕业生升中等活动中形成的文件材料。

　　基本建设类：

　　归档的主要范围包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、过程设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收文件、基建财务、器材管理材料、房屋产权以及日后维修或等工作形成的材料。

　　仪器设备类：

　　归档主要范围包括仪器设备的全套随机技术，以及在开箱验收、使用、维修各个环节中形成的文件材料。

　　财会类：

　　归档主要范围包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等，其中点是在会计活动中各个阶段形成的不同型的具有长期保存价值的文件材料。

　　声像类：

　　归档主要范围包括本校各项工作和活动中形成的照片（含底片）、录音带、录象带幻灯片、磁盘、磁带等，以及与声像材料配套使用的文件材料说明。

　　卫生保健类：

　　归档主要范围包括卫生保健管理工作中形成的文件材料。

　　荣誉实物类：

　　归档主要范围包括本校获得荣誉实物：奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖品等。

　　二、文件材料归档时间、要求

　　1、党政及能以年度归档的文件材料在次年三月底前初步立卷后移交综合档案室。

　　2、教育教学及按学年度归档的文件材料在次年寒假前初步立卷后移交综合档案室。

　　3、基建文件材料归档与工程建设同步进行，在工程验收后六各月内将基建全过程形成的文件材料、图纸立卷整理好，移交综合档案室。

　　4、设备仪器档案在安装试后两各月内，整理好材料，移交综合档案室。

　　5、会计档案按年度由财务部门按规定整理归档，在财务部门保管三年期满后次六月底移交综合档案室。

　　6、声像档案在该项工作完成后，二个月内移交综合档案室。

　　7、荣誉实物档案由校长室保存二个月后移交综合档案室。

　　8、归档的文件材料以规格化稿纸或原稿纸为主，应用纯黑、蓝黑墨水书写或用打印机打印，禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝、红黑墨水等书写，文件材料书写的字迹工程、图象清晰、格式统一、组卷合理。

　　三、案卷的质量要求

　　1、案卷必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备、制作和书写材料利于长期保存。

　　⑴党群和行政管理门类的档案，按问题、时间或重要程度组合。组成的案卷基本以问题（一项工作、一个会议、一个专题）为主和文件价值组合而成，案卷组合一般为60页。

　　⑵教学、基建、设备门类档案，按类别（指照片、录象、录音）内容组合。

　　2、确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

　　⑴凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

　　⑵凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管：50年以内。

　　⑶凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管：15年以内。

　　3、学校的工作是以学年来计划完成的，因此，一般材料的收集应已学年度来收集，整理和归档。凡围绕教学、教育活动产生的文件材料，按教学年度立卷（如一九八九年九月一日至一九九零年八月三十一日教学计划归入一九八九年；凡是行政管理方面的文件，按形成年度或文件针对年度立卷（如一九八七年1月1日至一九八七年十二月三十一日的党支部工作报告归入一九八七年）。

　　4、卷内文件排列、卷内文件要求文字材料在前，图按在后（图样按目录或图号排列）；正文在前，文稿在后。

　　5、编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角（背面有文、图的在左上角）编页号。

　　6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。

　　7、案卷提名：案卷提名应简明确切，体式一致。提名包括责任者，内容、名称（文种）等。字数不超过50字。

　　8、案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与文件放在一起。装订使用软封面，并用计算机打印封面的提名和应填写的项目。

　　档案的管理

　　1、本校综合档案室设置的工作按要求将库房、阅览、办公分三分开。配备兼职档案员管理综合档案室的工作。

　　2、档案管理员要严格遵守各项规章制度，按《规范》的要求管理档案室。对接收综合档案室的材料立卷，应按系统分类、排列、编号，应用计算机进行现代化、规范化、标准化系统管理。

　　3、综合档案室组织鉴定小组对保管期限已满的档案进行鉴定，对已是失去的保存价值的档案进行登记造册，报校领导批准后，予以销毁。

　　档案利用

　　本校综合档案室保存的档案，利用对象主要是校领导、教职工。外单位及个人需要利用，应持介绍信，经档案综合管理领导小组的组长同意后，方可查阅。