学校常见公文的写法

　　一、总结类

　　(一)总结的标题

　　总结的标题有种种形式，最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如《××市财政局1999年工作总结》、《××厂2000年上半年工作总结》。

　　有的总结标题中不出现单位名称，如《创先争优活动总结》、《1999年教学工作总结》。

　　有的总结标题只是内容的概括，并不标明“总结”字样，但一看内容就知道是总结，如《一年来的谈判及前途》《周恩来选集》上卷，人民出版社1980年版，第251页。、《走活三步棋，选好一把手》《先锋》1996年第5期。等。

　　还有的总结采用双标题。正标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明文章的内容和文种，如《构建农民进入市场的新机制——运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结》、《加强医德修养树立医疗新风——南方医院惠侨科精神文明建设的经验》。

　　(二)总结的正文

　　和其他应用文体一样，总结的正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部分均有其特定的内容。

　　1.开头

　　总结的开头主要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，文字不可过多。

　　2.主体

　　这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。

　　主体部分常见的结构形态有三种。

　　第一，纵式结构。就是按照事物或实践活动的过程安排内容。写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会。这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白。

　　第二，横式结构。按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。

　　第三，纵横式结构。安排内容时，即考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑联系，从几个方面总结出经验教训。这种写法，多数是先采用纵式结构，写事物发展的各个阶段的情况或问题，然后用横式结构总结经验或教训。

　　主体部分的外部形式，有贯通式、小标题式、序数式三种情况。　　贯通式适用于篇幅短小、内容单纯的总结。它像一篇短文，全文之中不用外部标志来显示层次。

　　小标题式将主体部分分为若干层次，每层加一个概括核心内容的小标题，重心突出，条理清楚。

　　序数式也将主体分为若干层次，各层用“一、二、三……”的序号排列，层次一目了然。

　　3.结尾

　　结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。

　　(三)总结写作的注意事项

　　1.要坚持实事求是原则

　　实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则，但在总结写作实践中，违反这一原则的情况却屡见不鲜。有人认为“三分工作七分吹”，在总结中夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风，对单位、对国家、对事业、对个人都没有任何益处，必须坚决防止。

　　2.要注意共性、把握个性

　　总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千部一腔的文章是不会有独到价值的，因而也是不受人欢迎的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到

　　3.要详略得当，突出重点

　　有人写总结总想把一切成绩都写进去，不肯舍弃所有的正面材料，结果文章写得臃肿拖沓，没有重点，不能给人留下深刻印象。总结的选材不能求全贪多、主次不分，要根据实际情况和总结的目的，把那些既能显示本单位、本地区特点，又有一定普遍性的材料作为重点选用，写得详细、具体。而一般性的材料则要略写或舍弃。

　　二、报告类

　　一、报告的含义、特点和类型

　　(一)报告的含义

　　报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文。

　　《国家行政机关公文处理办法》对报告功能的表述是：

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　《中国共产党机关公文处理条例》对报告功能的表述大致相同：

　　用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

　　作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等，不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。

　　(二)报告的特点

　　1.单向性

　　报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此要特意提请注意：类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的。

　　2.陈述性

　　报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本

　　单位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。即便是提出建议的报告，也要在汇报情况的基础上，才能深入一步提出建议来。

　　3.事后性

　　在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有时显的事后性特点，应该尽量超前一些，如果木已成舟，再提建议也是没有意义的了。

　　二、报告的类型

　　(一)工作报告

　　凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。

　　工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。

　　综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次的区分，但不能有大的遗漏。大到国务院提供给人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。

　　专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如党的机关关于“三讲”工作的报告，行政机关关于技术革新工作的报告等等。

　　(二)情况

　　报告

　　如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报。

　　即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气，以及最近出现的新事物等等，必要时也要向上级报告。

　　凡此种种，都属于“情况报告”。作为下级机关，有责任做到“下情上达”，保证上级机关耳聪目明，对下面的情况始终了如指掌，这就是情况报告的意义。如果隐情不报，则是一种失职的表现。

　　(三)建议报告

　　对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告

　　如林业部制发的《关于进一步加强森林防火工作的报告》。

　　对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施，这是建议报告目的的最终实现。但上级部门也可能不予采纳，这也是很正常的。作为下级机关，有建议的权力，却没有逼迫上级机关一定采纳的权力，对此，也要有清醒的认识。

　　(四)答复报告

　　答复上级机关询问的报告，称为答复报告。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。对待上

　　级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再作答复。

　　(五)报送报告

　　这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将××××报上，请指正(请查收)”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。

　　三、报告的写法

　　(一)报告的标题和主送机关

　　1.报告的标题

　　报告的标题，有两种写法，一是发文机关+主要内容+文种的写法，如《中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告》;二是主要内容+文种的写法，如《关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告》。

　　2.报告的主送机关

　　行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。

　　作为党的机关公文的报告，要按《中国共产党机关公文处理条例》第十二条的规定执行：“向上级机关行文，应当主送一个机关;如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送”。

　　(二)报告的正文

　　1.报告导语

　　导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。

　　不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型：.

　　背景式导语。

　　就是交代报告产生的现实背景，例如：

　　前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：

　　根据式导语。

　　就是交代报告产生的根据，例如：

　　根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：

　　叙事式导语

　　在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。例如：

　　19××年2月20日上午9时40分，我省××市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。时值开门营业

　　不久，顾客不多，加之疏散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。

　　目的式导语

　　将发文目的明确阐述出来作为导语。例如：

　　为认真贯彻落实《国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知》(国发〔19 ××〕42号)切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：

　　报告导语的写法不止以上四种，运用时可以举一反三，融会贯通，灵活处理。

　　2.报告主体

　　报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见形态。

　　总结式写法

　　这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。

　　总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。例如XX年3月5日在第九届全国人民代表大会第三次会议上朱基总理所作的政府工作报告，全文分为十个部分，分别是：一、1999年国内工作回顾;二、坚持实行扩大内需的方针;三、大力推进经济结构的战略性调整;四、继续推进改革，全面加强管理;五、加快科技、教育发展，加强精神文明建设;六、进一步扩大对外开放;七、搞好社会保障体系建设，维护社会稳定;八、从严治政，加强政府自身建设;九、促进祖国和平统一大业;十、关于外交工作。

　　“情况——原因——教训——措施”四步写法

　　这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。例如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》，采用的就是这样的写法。

　　指导式写法

　　这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。例如《××省计划生育委员会关于进一步加强厂矿企事业单位计划生育工作的报告》，针对计划生育问题向省人民政府提出了四条建议：一、加强组织领导;二、明确职责;三、提高干部素质;四、落实经费。

　　3.报告结语

　　报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。

　　模式化的写法大致是：“特此报告”;“以上报告，请审阅”;“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。

　　三、请示类

　　请示的写法

　　(一)标题

　　请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。也可以由事由和文种构成，如《关于成立老干部办公室的请示》。

　　(二)主送机关

　　请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点：

　　1.主送机关只能有一个

　　国务院办公厅规定：请示“一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。”中央办公厅也规定：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关”，“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”请示如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。

　　2.只能主送上级机关，不能送领导者个人请示主送的是上级机关，不能是某领导者个人。对此，国务院办公厅的规定是：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报道‘请示’”。中央办公厅的规定是：“不应直接送领导者个人。”

　　3.不得越级

　　国务院办公厅规定：“一般不得越级请示和报告。中央办公厅规定：“党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。”

　　(三)正文

　　请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。

　　1.开头

　　开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。如《××市××局关于成立老干部办公室的请示》的开头：

　　随着干部制度的改革和时间的推移，我局离退休干部日益增多，截止目前已达65人。由于没有专门的管理服务机构和工作人员，致使这些老同志的政治学习和生活福利得不到应有的组织和照顾，一些实际困难得不到妥善解决。为了使离退休老同志老有所为、老有所养、老有所依，充分发挥余热，根据上级有关部门的规定和离退休老同志的迫切要求，我们拟成立老干部办公室。现将成立老干部办公室的几个问题，请示如下：

　　如果请示仅仅是为了履行一下规定的程序，开头可以写得简略一些。如《中共××局纪律检查委员会关于给×××同志警告处分的请示》的开头：为保证党的队伍纯洁，我委于五月份在机关党员中开展了党纪自查与互查活动。在互查活动中，发现行政科×××同志贪污公款903元。现就给×××同志警告处分事宜请示如下：

　　内容简略、篇段合一的请示，开头也可以是表达行文目的和意义的一两句话，不独立成段。

　　2.主体

　　主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。如上述《××市××局关于成立老干部办公室的请示》一文的主体部分：

　　一、老干部办公室的主要职责是做好离退休干部的管理服务工作。具体任务是：

　　(一)组织离退休干部学习党的方针政策，使他们了解党和政府的大事，了解新形势，跟上新形势。

　　(二)定期召开离退休干部座谈会，交流思想。

　　(三)开展身体力行、丰富多彩的文体活动，增进离退休干部的身心健康。

　　二、老干部办公室的编制及干部调配等问题，具体意见如下：

　　(一)老干部办公室直属我局领导，拟设处级建制。

　　(二)该办公室拟设行政编制五名，其中主任(正处级)一名，副主任(副处级)一名。编制由局内调配解决。办公室经费由局行政经费中调剂解决。

　　如果请示内容十分复杂，可以在条款之上分列若干小标题，每一小标题下再分条列款。

　　3.结语

　　请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等等。