学校文书档案管理办法

　　一、总则

　　为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》，结合本校实际，制定本办法。

　　本办法所称归档文件整理是指本单位在职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。

　　二、整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　在归档文件整理过程中，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。

　　三、整理要求

　　归档文件应齐全完整，并按照本单位制定的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。

　　整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

　　归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机归档文件目录管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合陕西地方标准《文书档案文件级目录数据库结构及交换格式》要求。

　　四、整理方法

　　⑴ 文件的确定

　　归档文件一般以每份文件为一件；正件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要的文件的正文与历次修改稿各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无定稿的、或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。

　　⑵ 装订

　　装订方式采用陕西省档案局监制的不锈钢订书针在文件左侧装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，保持原貌不变。

　　装订文件按件装订。装订时，正文在前，定稿在后，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，放在最前面。

　　⑶ 分类

　　归档文件采用保管期限──年度──机构分类。

　　分类方法对应为：永久、长期、短期

　　永久：××年  党支部、工会、团委、校长办、总务处

　　长期：××年  党支部、工会、团委、校长办、教导处、德育处、总务处

　　短期：××年  党支部、工会、团委、校长办、教导处、德育处、总务处

　　归档文件属永久、长期、短期中的哪个保管期限，就归入哪个保管期限类目中。

　　⑷ 排列方法

　　归档文件在分类方案的最低一级类目内，即在同一保管期限内，同一年度的材料按机构结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套文件集中排列。

　　⑸ 编号方法

　　归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首面上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置机构、年度、保管期限、件号、总页数等必备项。

　　年度

　　室编件号

　　机构

　　保管期限

　　总页数

　　全宗号：空白

　　年度：文件形成年度，以四位阿拉拍数标注公元纪年。

　　保管期限：填写归档文件保管期限的简称。（永久、长期、短期）

　　机构：用中文填写机构名称或规范化简称。

　　件号：文件的排列顺序号。

　　总页数：每一件归档文件中有图文页面的总页数。

　　⑹ 编目

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　归档文件目录设置顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。

　　顺序号：填写室编件号。

　　责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。

　　文号：文件的发文字号，由单位代字、年度、顺序号组成。

　　题名：文件标题。文件中只有一个题名且能反映文件内容的填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

　　日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数标注年、月、日

　　页数：每一件归档文件中有图文页面的总页数。

　　备注：注释文件需说明的情况。

　　归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4纸型，归档文件目录一年装订成一册，封面设置。全宗名称：陕西省太白县麟游县中学。年度：××年；保管期限：永久、长期、短期。

　　⑺ 装盒

　　归档文件整理完毕后进行装盒，档案盒封面标明全宗名称，盒脊厚度根据实际需要，采用20mm、30mm、40mm规格，档案盒采用竖放的方式，在盒脊设置年度、保管期限、机构、起止件号等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“─”号连接。盒内放置备考表，项目有盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

　　盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。

　　检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。

　　日期：填写归档文件整理完毕的日期。

　　五、排架

　　归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法与本单位分类方法一致，采用与“保管期限─年度─机构”分类一致的方法，即同一保管期限内的档案依年度─机构次序排架，不同保管期限的档案分列排架。

　　归档文件整理工作，由综合档案室负责，并于次年8月底前全面完成。