初中档案管理办法

　　一、总则

　　1、学校档案是指学校从事党政管理、教学、科研等各项活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　2、学校档案（包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等）必须由学校档案室集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或者拒绝归档。

　　3、归档的文件材料应当字迹清楚，书写工整、签署完备。禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝、红墨水、复写纸书写、审批公文。

　　4、做好档案鉴定工作，严格档案销毁制度。销毁档案由档案管理员提出初步意见、分管副校长初审，最后必须由校长批准才能执行。

　　二、学校档案管理体制

　　1、为加强档案工作领导，学校成立档案工作领导小组并确定一名副校长分管，具体负责学校档案工作领导。

　　2、学校设立综合档案室，归学校办公室管理。综合档案室要对学校各业务部门文件材料的形成、积累、立卷归档工作进行指导和检查。

　　3、学校档案工作业务上接受同级或者上级的档案行政管理部门和教育主管部门档案机构的指导、监督和检查。

　　三、归档责任人

　　为明确职责，防止遗留或重复，实行“谁经手，谁是归档第一责任人”的原则并对学校主要部门必须负责提供的常规归档材料作如下规定：

　　（一）党总支：

　　党组织年度工作计划、总结和重要会议的工作报告、汇报等文件材料；

　　党组织有关决议、决定；

　　党员名册；

　　发展党员有关材料；

　　党员教育活动材料；

　　党员奖惩有关材料；

　　（二）校长室：

　　学校行政工作计划、总结、重要的工作报告、汇报、请示、批复；

　　学校文件；

　　有关学校工作的决议、决定；

　　学校制定的行政管理制度、岗位责任制等文件材料；

　　验收评估材料（重点职高、绿色学校、档案达标单位、教师行为规范达标学校等）；

　　校长办公会议纪录；

　　开学典礼、休业式（毕业典礼）资料；

　　学校工作年度考核材料；

　　领导巡视、考勤抽查等安排；

　　（三）工会：

　　学校工会年度工作计划、总结、重要的工作报告、汇报、请示、批复；

　　教代会资料；

　　校工会组织的重大活动材料；

　　工会干部名册、工会会员名册；

　　工会奖惩有关材料；

　　老龄工作材料；

　　膳管会工作材料；

　　（四）校办公室：

　　办公室工作计划、总结；

　　校组织机构及领导班子材料；

　　上级文件；

　　校内文件；

　　学校概况、学校介绍（上级编写地方志用）；

　　学校年报；

　　学校大事记；

　　学校重大活动（上级领导及兄弟单位来访、检查指导工作、校庆、校友会、教师节、军民共建活动等）专题材料；

　　校长会议、行政会议记录；

　　学校行事历；

　　各类报刊、电视等媒体登载有关本校情况的报道；

　　本校教职工名册；

　　临时工聘用合同；

　　教师工作考勤记录；

　　本校教职工录用、转正、定级、调资、职评的资料、报告、批复、通知；

　　本校离退休人员名册；

　　本校教职工申请出国、出境、援外、离职、辞职等材料；

　　评选各种先进集体、先进个人材料及教职工30年以上教龄名册；

　　安全保卫工作及重大事故的处理情况等有关材料；

　　接受群众来信、来访及处理材料；

　　毕业生集体照；

　　领导节假日值班安排；

　　（五）教务处：

　　教务处工作计划、总结；

　　教学管理、教学成果奖惩制度；

　　教学改革材料；

　　教师培训、进修材料；

　　学校专业设置及招生计划；

　　专业发展规划；

　　教学计划；

　　招生材料；

　　实习工场建设资料；

　　课程设置及学期教师任课资料；

　　学期总日课表；

　　教学实习材料；

　　校级公开课材料；

　　教学检查、教学评估资料；

　　期中考试、期末考试、会考成绩分析汇总材料；

　　教坛新秀、优质课、说课等专题评选材料；

　　教师教学经验总结；

　　本校自编、合编教材、大纲、讲义、典型教案、复习资料、习题集等；各科试卷及答案、评分标准、试卷分析、成绩统计及分析；

　　校内外学科知识竞赛成绩材料；

　　新生（详细）名册；

　　学籍管理资料（包括转出入手续）；

　　毕业生名册；

　　学生升学录取材料；

　　校运会材料；

　　参加有关运动比赛资料（成绩、奖状、奖杯、奖旗、证书等）；

　　（六）政教处：

　　政教处工作计划、总结；

　　学生手册及学生教育管理规章制度；

　　班主任名册；

　　班主任工作总结；

　　学生各类奖励名册等材料；

　　学生处分及撤销材料；

　　学生档案；

　　每周值周讲话；

　　每学年行政值周记录本；

　　专题教育活动（含法制教育、家长会等）材料；

　　学生开展社会调查、义务劳动、军训、夏令营等活动的安排、总结；

　　学校安全工作材料；

　　学校卫生工作材料；

　　（七）教科室：

　　教科室工作计划、总结；

　　教科研申报及立项材料；

　　教科研奖励制度；

　　教师论文；

　　教师论文发表、获奖材料；

　　一职论丛；

　　科研信息专辑；

　　（八）培训处：

　　培训处工作计划、总结；

　　业余学历教育专业及学生名册；

　　在职职工培训开班材料；

　　毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料；

　　毕业生就业材料、优秀毕业生事迹；

　　与实习基地联合办学协议；

　　与高等院校联合办学协议；

　　（九）总务处：

　　总务处工作计划、总结；

　　公物管理有关规章制度；

　　学校征地、房地产权、界址、协议书、基建、契约、租借等资料；

　　学校财产帐；

　　设备资料（使用说明、图纸、合格证书、保修卡及维修记录等）；

　　重要购销合同；

　　重大招投标活动记载；

　　重大维修记载；

　　承包合同（绿化养护、清洁卫生等）；

　　食堂工作资料（承包合同、检查记录、民主评议记载等）；

　　学校财务预决算；

　　财务账册；

　　教职工宿舍安排表；

　　（十）科技中心：

　　科技中心工作计划、总结；

　　校园网（含网络结构、子系统情况等）资料；

　　科技推广、培训材料；

　　维修记录；

　　特殊载体档案；

　　负责把书面文档转换成电子文档；

　　（十一）团委：

　　团委工作计划、总结；

　　校团委组织机构及领导名册；

　　团员名册；

　　团员奖惩名册；

　　优秀团员事迹；

　　团员教育活动材料；

　　学生业余党校名册、活动记载等材料；

　　红十字会有关活动等材料。

　　四、各类档案归档时间

　　采用随时上交与集中上交相结合的办法：

　　1、随时上交指产生档案后由第一经手人负责当即把原始档案材料移交给档案管理员，由档案管理员负责整理、保管档案材料。今后需要查阅可随时找档案管理员调用。

　　2、集中上交指相关部门产生档案材料后不立即上交档案室，而是在完成某一项工作或形成专题，把档案归类整理后再移交给档案室。采用集中上交办法的时间界限规定如下：文书档案于次年2月底之前；教学档案于下学年度开学前；科技档案（设备、基建）于项目完成后3个月内；会计档案立卷后由财务部门保管1年后移交；声像档案于制作后2个月内；

　　五、保障措施

　　为保证档案材料能按质按量地保存下来，采取如下保障措施；

　　1、加强档案库房建设，按规定标准配备保温保温等设备；档案管理员加强档案库房日常检查维护工作并做好记载。

　　2、添置设备，经手人须将设备档案交档案室，由档案管理员在发票盖接收章后才可以去办理报销手续。

　　3、各类获奖，有关管理处室须将获奖原件（奖状、奖杯、证书、获奖文件、发表刊物等）交档案室后（个人奖项档案室备份后发还原件）再办理资金发放手续。

　　4、电子文档、书面文字档案互相备份，重要资料制成光盘备份。电子备份工作由档案室与科技中心共同负责。