来 源初 中教 师*网 w Ww.9 1 0w.net 第一章 总 则
第一条 为提高学校档案管理工作水平,更好地反映学校的真实面貌,有效地保护和利用档案,更好地为教育、教学工作服务,根据《中华人民共和国档案法》与上级部门的有关规定,结合我校实际情况制订本细则。
第二条 本细则适用于我校的档案管理工作。
第三条 本室的档案,指本校在各项管理与教学活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条 档案工作是学校工作的重要组成部分,档案工作纳入本校的发展规划与年度计划,在经费、库房、设备和人员配备等条件上给予保证。
第五条 本校任何处室和个人都有维护档案的完整和安全的义务,有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制。
第二章 档案工作机构及职责
第六条 全校档案工作由校长直接领导,办公室具体负责,设立综合档案室,综合档案室设兼职档案员一人,各科室均设兼职档案员。
第七条 本校综合档案室的主要职能是:
㈠ 贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策、建立健全各项规章制度。
㈡ 负责统一管理本校的档案,为学校各项工作服务。
㈢ 对学校各(处)室的文件资料的形成、积累和归档进行指导。
㈣充分发挥档案室的潜在能力,促进现代教育的发展。
第八条 档案的业务工作受萧山区档案局和教育局的指导、监督、检查。
第九条 档案工作人员必须执行党和国家有关档案工作的方针、政策、努力钻研业务、不断提高档案的管理水平。
第三章 档案的立卷归档
第十条 凡属归档的各类材料,均由各(处)室按下列规定进行整理、立卷:
㈠ 本校的党群、行政等方面产生的各类文件材料,按年度整理、立卷。
㈡ 本校教学、学籍等方面产生的各类文件材料,按学年整理、立卷。
㈢ 本校教师、设备、基建等产生的材料按卷整理、立卷。
㈣ 会计档案材料按形成分年度按卷整理、立卷。
㈤ 照片、录音、录像、实物等非纸质载体的档案,设特种载体类,按类分专题立卷。
第十一条 各部门立卷完毕后,应定期将档案向综合档案室入库,实行集中统一管理。
第十二条 各类材料的归档时间按下列规定执行。
㈠ 党群、行政类产生的文件材料,于次年一月份向档案室移交归档。教学、学籍、教师类于7月份离校前向档案室移交归档。
㈡ 基建中形成的图纸文件和设备仪器或其它技术项目的资料,在任务完成一段时间后,随时向档案室归档。
㈢ 会计档案在财会部门保管一年期满后,向档案室归档。
㈣ 照片、声像、实物材料应随时向档案室归档。
第十三条 档案室接收档案,应符合以下要求:
㈠ 应归档的各类材料要齐全、完整。
㈡ 归档的各类材料,要保持它们的历史性,区分保存价值、分类整理、立卷、案卷标题简明确切,便于保管和利用。
㈢ 符合上级规定的立卷原则和案卷质量标准。
第十四条 规定不属归档范围的材料,禁止擅自归档。
第十五条 学校各部门向档案室移交档案时,交接双方应根据移交目录清点核对,并履行签字手续。
第四章 档案的管理
第十六条 建立、健全分类、整理、保管、签定、销毁、统计等项管理制度,对所藏档案应全部整理组卷,进行系统排列,编目和编写档号,逐步实现标准化、规范化管理。
第十七条 对本校在工作活动中形成的全部档案,应在各部门立卷的基础上,按照下列要求进行分类、整理。
㈠ 本校在工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗;
㈡ 根据 文件材料的内容和载体的不同,结合本校实际情况制定统一的分类方案。
㈢ 案卷按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。
㈣ 按照案卷的排列顺序编制卷号。
㈤ 其它档案业务方面的要求。
第十八条 建立全宗卷、将立卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料编入全宗卷。
第十九条 制定档案的保管措施,配备必须的档案管理设施,设施必须符合下列要求:
㈠ 有专用档案室。做到库房、办公室、阅览室分开。
㈡ 库房要符合国家标准和要求,并有防盗、防光、离高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
㈢ 根据工作需要配备必要的管理档案的设备。
第二十条 档案室应根据有关规定,编制本校的档案保管期限表,确定每份档案的保管期限。
第二十一条 负责对所保管的档案进行鉴定,并撰写鉴定报告归档。对鉴定后需销毁的档案,要造具清册,经主管领导批准后由2人以上在指定地点监销,并在销毁清册上签字。
第二十二条 建立档案统计制度、对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。
第二十三条 档案管理要列入本校现代化管理的整体规划、逐步应用计算机等现代化手段管理档案。
第五章 档案的利用和分布
第二十四条 档案工作人员应编制必要的检索工具,熟悉所藏档案资料,本校的档案利用上应采取以下措施:
㈠ 本校内部借阅,应具相应的借阅手续。
㈡ 对档案进行第二、三次信息加工(如汇编专题资料,编写大事记等)。
㈢ 外单位借阅必须凭单位证件,并经分管领导批准,一般情况下不予出借。
㈣ 其他开发形式。
第二十五条 建立档案的借阅制度,根据档案的不同密级,确定不同的范围,规定审批手续。
第二十六条 加强对保密档案的管理,不得擅自公布档案。
第六章 奖励和处罚
第二十七条 本校对档案管理工作中成绩显著的处室和个人,给予表彰和奖励。
第二十八条 对下列行为之一的处、室或个人,本校应给予批评,责令限期改进,并根据情节轻重、给予处分,造成损失的,要赔偿损失。
㈠ 对档案管理制度执行不严,可能造成档案摧毁的。
㈡ 平时档案形成不注意保管,重要材料遗失的。
㈢ 发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况,未采取有效措施的。
㈣ 不向本校综合档案室移交归档文件材料的。
第七章 附则
第二十九条 本校各部门档案管理工作分别执行下列各种规定。
杭州市企事业档案工作管理规定。
区教委、档案局[2001]98号文件《档案管理实施办法》。
第三十条 本细则自印发于各处科室之日起施行。 来 源初 中教 师*网 w Ww.9 1 0w.net
|